コピー機を移動する前には、当日の混乱や故障を防ぐために、社内で確認すべき準備を順番に進めることが大切です。

搬入経路の確認と本体の物理的な準備

まず、移動先の床の強度、通路幅、エレベーターの利用可否、段差の有無を確認します。大型の複合機は重量があり、少しの傾きや振動でも内部部品に負担がかかるため、搬出入経路を事前に決めておく必要があります。

次に、用紙やトナーを本体から取り出し、こぼれたり詰まったりしない状態にしておきます。給紙トレイに紙を入れたまま運ぶと、内部でずれて紙詰まりの原因になることがあり、トナーが漏れると機械や床を汚すおそれもあります。あわせて予備の消耗品は箱にまとめ、移動後すぐ補充できる場所へ置いておくと便利です。

データバックアップとネットワーク環境の見直し

業務でスキャンやFAXを使っている場合は、データのバックアップも欠かせません。本体に登録された宛先表、短縮番号、共有フォルダ、認証設定、管理者情報などは、移動や再設定の過程で確認が必要になることがあります。

画面を写真に残したり、設定情報を管理者が控えたりしておくと、復旧作業を短縮できます。また、電源や配線の状態も移動前に見直します。移動先に専用コンセントがあるか、LANケーブルや電話回線が届くか、配線が人の通行を妨げないかを確認しておかないと、設置後に印刷やスキャンが使えない可能性があります。

延長コードで無理に対応すると発熱や転倒の危険があるため、必要なら事前に配線工事やネットワーク設定を手配しておきましょう。

リース契約の確認と作業後の動作チェック

コピー機のリース会社や保守会社へ連絡し、移動してよい条件、保証への影響、専門業者の手配範囲を確認します。社内だけで移動すると、故障時に保守対象外と判断される場合があるため、注意が必要です。

作業当日は利用者へ停止時間を周知し、重要な印刷物は前日までに出力しておきます。移動後は「コピー、プリント、スキャン、FAX」の順にテストし、異音や印字不良がないかを確認します。

事前に担当者と立ち会い者を決め、搬出前後の写真を残しておくと責任範囲も明確になり、社内向けの記録共有にも役立ちます。準備を丁寧に行えば、業務停止や追加費用のリスクを抑えられます。