オフィスのレイアウト変更や席替えに合わせてコピー機を移動したくなることがありますが、リース品は自社の所有物ではないため、社内判断だけで動かすのは避けるべきです。

リース会社への連絡と保守契約の確認

まず必要なのは、リース会社への連絡です。契約上、設置場所の変更に事前承諾が必要な場合があり、無断で移設すると契約違反や事故時の補償対象外につながるおそれがあります。

特に別フロアや別拠点へ移す場合は、住所や利用部門の変更手続きが発生することもあるため、早めに確認しておくと安心です。次に大切なのが保守契約の確認です。コピー機は精密機器であり、設置環境や電源条件、ネットワーク設定によって正常に使えるかどうかが変わります。

保守契約の確認をせずに移動すると、故障時に無償対応を受けられない、または作業員の再設定費用が追加されることがあるのです。

自力移動に潜む物理的な故障・事故リスク

運搬方法にも注意が必要です。コピー機は見た目以上に重く、内部に感光体やトナー、給紙部など繊細な部品があります。一般社員が台車で運ぶと、傾きや振動で故障したり、床や壁を傷つけたりする危険があるのです。

階段や段差を伴う移設では、専門業者による運搬方法を選ぶのが安全です。移設先では、十分な作業スペース、耐荷重、通気性、コンセント容量を確認しておく必要があります。コピー機の周囲に余裕がないと、用紙補給やトナー交換、点検作業がしにくくなり、日常業務にも支障が出ます。

移設後の復旧をスムーズにするための段取り

ネットワーク接続を使っている場合は、IPアドレスや共有設定、認証機能の再設定が必要になることもあります。そのため移設日を決める前に、担当者、業者、システム管理者の役割を整理し、作業後すぐに印刷やスキャンを使える状態にする段取りを組むことが大切です。

事前に写真を撮り、搬出経路の幅やエレベーターの使用可否も必ず確認しておくと、当日の作業停止や追加費用を防ぎやすくなります。社内だけで完結させず、関係先の承認記録を残すことが大切です。

移設前には「リース会社への連絡」「保守契約の確認」「適切な運搬方法」の三点を押さえ、費用負担や作業範囲、再設定の有無まで明確にしておくことが重要です。